一、協同軟件的優勢分析

　　協同軟件相比其他軟件的優勢在哪里?我們試做以下表格來比較(見表一)。

　　表一：協同軟件與其他軟件的比較

　　對比發現，協同軟件的優勢如下：

　　(一)軟件功能的優勢

　　協同軟件通過流程規范、信息共享、人員協助建立了虛擬化企業組織，通過各種事件的執行，將企業制度和文化滲透在這個虛擬的組織中，能夠為企業員工提供輕松、高效的辦公環境，更好地解決運營過程中繁瑣的，使得管理層能夠有更多地時間考慮企業的發展、戰略規劃。

　　(二)軟件技術的優勢

　　在技術上，協同軟件的應用模式從P2P轉向B/S、web、ERP、Java等，并且采用CSCW、SOA、EAl和ElP等主流技術是目前主流的軟件應用模式，不論是在人機交互或者是界面設計上都占有優勢，并且操作簡單，流程性好。

　　(三)應用領域的優勢

　　在應用上，協同軟件在CRM、ERP、SCM、KM&CC、BPM等多個領域都能發揮作用。這就說明協同軟件所適用的范圍不僅僅是面向某類企業，而是面向所有的協同辦公，企業所到之處都有它發揮的余地。

　　二、協同軟件實施建議

　　(一)對于具備一定信息化水平的企業

　　對于具備一定信息實力，并且正在使用ERP或者CRM等其他軟件的，擁有一定技術支撐和信息運行規模實力的公司而言，在考慮是否引入協同軟件時，不需要摒棄原來使用的軟件，而是充分認識到協同與當前方案的區別，將優勢劣勢綜合考評，然后將協同軟件的應用滲透到當前系統中去，優化系統的運行效率，提高問題的解決效率。例如，使用ERP的企業在溝通上不如協同軟件流暢，那么協同軟件的應用就能克服原先ERP的功能弱點，實現強強聯合。協同軟件與企業當前軟件的融合，往往能起到事半功倍的效果。

　　(二)對于尚未涉足信息領域的企業

　　對于新成立的企業，無論在管理、溝通或是在業務、財務上都尚未成熟，也沒有用過其他信息化軟件產品，沒有一個成熟的管理體系和運營構架。對于這樣的企業，首先是企業自身應完善企業制度，構建一個可運行協同軟件的環境。其次是分析自身需求，可以采用規范標準的實旌方法，也可以從軟件商那里獲取概念理論培訓，優化自身的事物管理機制和運營模式，然后再到總體規劃、分階段系統實現，最后逐步推廣完整的實施過程。

　　(三)實施中要注重過程控制

　　在企業中實施協同軟件主要分三大塊內容。一是實施前的培訓指導工作，二是具體實施步驟，三是做好系統維護工作。這三個方面都是在整個過程控制中相當重要的。

　　首先，企業培訓質量要提高。按照員工的不同職能要求分別進行培訓，熟悉業務流程，提高溝通交流，促進信息的獲取分析。

　　其次，企業自身不可完全依賴協同軟件，企業文化、管理機制、管理構架也需要不斷調整完善。

　　第三，公司對現有系統運行中存在的問題以及進一步的需求，應收集后反饋給軟件供應商，要求供應商做好售后服務工作，維護完善系統。

　　三、協同軟件選型建議

　　(一)分析企業自身的經濟、技術可行性

　　企業的運作方式、效率、經濟能力、技術成熟度是協同軟件實施的前提。一些規模小或者不具備經濟實力的公司無法使用協同軟件。假若技術程度不成熟，而又使用性能復雜龐大的協同軟件系統會適得其反。

　　(二)認清市場局勢，明確需求側重

　　協同軟件的主要應用需求點，以前集中在郵件通訊、即時消息和日程管理等方面。現在，用戶對于協同軟件的需求點，已經轉向工作流管理，用戶應用協同軟件的目的，已經由溝通轉為“使團隊協作工作節點有條不紊推進”。

　　但是，認清局勢的同時也不能盲從主流，應從自身實際需求入手。任何企業都應在選型之前進行自我剖析，結合這樣幾個需求要素：員工需求、工作流的必要性、已有知識基礎、客戶資源、經濟資源、財務資源等多個方面綜合權衡。

　　企業所需功能模塊也與該企業的主營業務和行業有關，不同企業的功能需求是有側重的。例如：制造業以生產和財務為主，服務業以溝通和客戶關系為主，通訊業以通信平臺和客戶關系為主。通過主營業務的側重點，確定具備相應功能特性的軟件。

　　(三)軟件性價比權衡

　　選擇協同軟件時要綜合考慮功能性需求(即時通訊、工作流等)和非功能性需求(響應度、速度、安全性、易用性、可維護性)。軟件的非功能性從產品的技術構架就可以看出，目前，協同軟件比較先迸的技術架構是MVC架構和基于SOA的體系結構，很容易進行功能的擴充和升級，并且數據庫的適應性能好。因此，選型過程中對于產品的構架、特征、可維護性、穩定性等都需要作充分的了解認識。

　　此外是成本，協同軟件成本從幾萬到幾百萬不等。如果企業不具備非常大的規模和實力，建議不要使用過于高端復雜的產品，容易陷入投資高、收益少的境地，并且對于軟件資源也會造成閑置。對于中小企業，建議使用中低端價位、性能較高的產品，不要盲目追隨品牌，挑選適合企業的才是最好的。

　　(四)軟件售后服務

　　主要考察供應商以下幾點：

　　1.能否根據客戶需求進行到位的分析設計：

　　2.能否為企業提供有用的管理咨詢：

　　3.對于企業使用初期的培訓指導制度如何;

　　4.能否在實施過程中給客戶提供行之有效的解決方法及建議：

　　5.服務的周期以及服務人員的素質。