在今天的市場上，已經有許多用于信息的存儲、管理、訪問和工作流程控制的軟件。原因很簡單，只有通過軟件系統我們才能有效地控制如此眾多的文件。在這里我們所說的文件或數據是一個廣義的含義，即指設計、制造過程中產生圖紙、說明文檔及辦公室中常用的信件、清單、表格等。總之，一切以紙張形式或電子文件形式的數據我們都把它歸納到文件這個范疇內。
　　數據管理最簡單的應用是存儲數據的各種描述和索引，這樣數據就不會丟失并且在需要的時刻根據提供的關鍵字隨時進行查找，將包含該信息的條目找出來。所有的以紙張形式存在的文件可以通過掃描的方法與電子文件一同存儲、一同索引。如果我們不能對特定的內容實現簡捷、快速的查詢，就沒有必要來存儲它們，從這一點來說，檢索系統與數據本身一樣重要。
　　在CAD和設計領域，數據管理的工具要按照工作類型來選擇，最常用的兩種分類稱為PDM和EDM系統。EDM這個術語也被廣泛應用于檔案管理系統中。
　　EDM的全稱是“Electronic Document Management”電子檔案管理系統，它既包含我們上面講到的存儲和檢索的功能，同時又包括與設計工作相關的其它功能。要像看文字和表格一樣方便來顯示圖形數據，內置的多功能瀏覽器(viewer)可以在不調用原應用程序的情況下瀏覽和直接打印我們能見到的絕大多數的光柵文件、矢量文件和混合類型的文件。操作起來也非常簡單，使用者不必考慮具體的文件類型，只要點取按鈕就可以了。
　　PDM的全稱是“Product Data Managment”產品數據管理，它更適合制造業在數據管理方面的需求。與EDM系統一樣，在它的層次上也有很多特別的應用。這種系統主要是為大型企業設計的用于控制從設計、制造、銷售、服務階段整個流程的內容，管理部件，材料、設計規劃和計算，供貨商庫存、后勤各方面的詳盡資料和后續的產品保障和更新換代。
　　不像通用的辦公用數據管理系統，設計工作用EDM系統組織和處理大幅面的圖形和CAD數據的能力很強，集成的CAD瀏覽器可以提供瀏覽多種CAD數據文件的能力，這個CAD文件允許包含各種層、塊、數據連接和參考文件的信息，還可以進行縮放、測量、批注等操作。值得注意的是在目前的系統中，圈閱批注功能已經是標準的配置了。比較先進的批注軟件應該具備以下幾個功能：1.批注一般建立在瀏覽的基礎之上給出多種提供注解意見的方法，操作盡可能要簡單；2.批注對原件不會造成破壞，也就是說批注應與原圖分離；3.批注方法應盡可能多，最好具備多媒體的功能；4.批注應具有嚴格的權限控制，保證它的安全可靠性。最好的圈閱批注軟件目前都提供二次開發工具，一方面可以加入自己的批注工具，如圖章等；另一方面它還可以作為插件在web上使用，提供同樣的瀏覽和圈閱批注功能。
　　管理系統是為了設計人員能夠系統檢索并打開數據文件。根據單位內部的情況，它可以依照每個人的角色控制對網絡上文件的訪問。為設計單位使用的EDM系統可以設置對文件訪問的限制，確保只有經過授權的人才能訪問特定的文件；只有適當的人員經過允許后才能對數據進行修改，也就是我們常說的版本控制。
　　設計工作最終要進入工作流程管理階段，也就是系統基于規則表按照步驟執行事件請求，并把它的行為和修改的數據進行登記建立審計跟蹤，滿足質量控制認證的需求。
　　我們要強調的是數據管理軟件并不是一個一步到位的過程，每個單位的實際情況不同，網絡應用水平也不一樣，因此所有的軟件系統要根據有待解決的問題來配置，循序漸進。一般說來工作量是很大的，需要這方面的專家來指導并由專業的公司來實施。國際上的統計表明最簡單的數據管理軟件也要有6～12個月的周期才能見效，長遠來說企業將受益無窮，這不僅是提高設計效率的工具，也是企業決策的基礎。
　　目前國際上流行的設計管理軟件有工作組和企業級兩個層次。工作組級別的系統提供若干典型應用的預配置，以便購買者能夠十分輕松地開始工作并通過用戶設置不斷地加以精煉。設置過程通常包含寫參數文件或設置控制系統的數據表，工作組級的軟件經常有簡單易用的界面創建功能。任何形式的文檔管理系統最終都要在網絡上應用，工作組級別的軟件可以在單機上有效地運行，但真正的價值是在網絡多用戶上。工作組級的軟件也可以高效地運行在沒有服務器的網絡上，如在一個單位內的設計部門，特別是在單位最初應用管理軟件時使用。但當網絡增加到十幾個節點以上，要選擇基于服務器的運行方式，EDM系統能夠解決的問題和作用也就跟著加大。#p#分頁標題#e#
　　企業級的EDM(和所有的PDM系統)需要基于服務器的網絡，同時也需要安裝基于服務器的數據庫管理系統(DBMS)。DBMS系統用于管理原始數據的存儲和提取，并不關心它的內容。EDM系統管理數據的訪問方式，工作流程按照數據的使用方法為它們建立索引。
　　一些EDM系統有專有的DBMS，其它的則選用市場上的通用數據庫，對于很多已經在內部使用DBMS的單位來說，后者非常有吸引力，因為數據管理系統除了包含與設計相關的系統，還應該能夠處理單位的其它事務工作，如付款、庫存、個人事務等。今天，所有的DBMS都以SQL為基礎工作，絕大多數的EDM系統能夠與多種通用的DBMS產品協調工作，如Oracle sybase intormix,SQL/server等。所有主流的DBMS產品都是基于‘Client/server’結構的。它們在網絡服務器上或在自己的數據服務器上運行，它們完全控制數據存儲，滿足網絡上很多人對數據查詢、取出、更改等同時進行的操作。
　　其它類型的運行，在網絡上的DBMS運行起來就象普通程序一樣。程序文件被存儲在網絡服務器上，當一個用戶需要訪問數據系統時，在本地的電腦上運行一個DBMS的拷貝，共享中央存儲的數據。這種類型的典型代表有Access、Paradox、Dbase等，它并不適合運行在很大的網絡及數據流非常大的情況，從存取控制到數據安全保障來說都弱一點，但在實際中應用非常廣泛，因為它的操作非常簡捷，購買和維護費用也比較低。
　　大型的Client/Server系統配備自動的故障恢復功能，系統以外崩潰并不會導致數據的丟失。可靠性極高，但對使用者的技能、經驗要求也較高。
　　完整的PDM系統總的說來都是大型系統，經常用于大型企業和國際化的公司，這樣的企業通常與提供特定子系統的企業協同工作，就象飛機制造系統中的發動機的制造一樣。很多時候這些相關單位使用完全不同的設計軟件支持系統，如CAD/CAM系統，可以想象這里有很多潛在的數據交換問題。這也就是為什么在PDM領域，國際上已經在數據定義標準方面展開工作的原因。
　　EDM和PDM系統大量的是復雜的軟件集，它的成功很大程度取決于用戶的可操作程度，不論用戶使用基于unix的圖型工作站或Windows類的圖形窗口，也不論后臺的數據庫多么復雜，呈現在用戶面前的一定應該是可接受的操作環境。系統依據不同的工作需求，設計不同的用戶界面。
　　目前，越來越多的用戶希望通過Internet/Intranet，利用已經建立的web瀏覽器技術來訪問數據庫，在web上提供類似Windows的界面實現檢索、瀏覽和批注的全部功能。有了這種技術，設計人員可以足不出戶，與國內外的同行共同交流、共同設計，這應該是一種趨勢。