一、前言

    物料編碼對于制造產業而言,是一項非常專業而艱巨困難的工作,許多企業曾經重復三次/五次修改物料的編碼原則,仍然認為公司使用的物料編碼技術有許多問題或困難,但卻又似乎找不到更好的解決方案。尤其,編碼規則訂定容易,但是訂定的好或不好,卻會影響整個公司的營運效率,因為料號只要編訂一次,但是一旦料號編訂之后,每天公司的研發、制工、營業、生管、物控、采購、品管、倉管、制造、外包、成本、售后服務、進出口……等部門的數十人、數百人、數千人或數萬人的員工,都要使用這個物料編號來工作,這個影響企業經營績效的層面是非常重大的。

    物料編碼一旦出錯,后續修改也相當的困難,所以物料編碼相當于大廈的地基,一開始就應該務必正確,或應該花更多的時間在上面。物料編碼的正確/成功與否,是整個PDM/ERP信息化的基石。

    為了協助許多在物料編碼上發生困擾的企業找到解決方案,我根據多年來輔導企業經營管理和企業全面信息化的經驗,希望能幫助客戶從根本上解決物料編碼問題。

    二、如何判斷物料編號規則訂定的合理與否

    在編訂物料編號的時候,必須先思考下列幾個關鍵問題:

    1、高效性:

    既然物料編碼是企業內部幾乎每一個部門的每一個人員每一天的工作都要處理無數次的事項,如何讓每一個使用者快速有效率的查詢、輸入物料編碼,對經營成本和效益是一個至關重大的事件,高階經營主管不能不加以關心,并且必須對物料編碼原則加以明確的下決策,以確保公司所使用的物料編碼是相當具備效率性的做法。

    2、易學性:

    一個企業的員工是會不斷流入,也會不斷流出的,規模越大的企業,人員流進流出的數量當然會比較多,如何讓新進員工在到職后的最短時間內完全掌握狀況,將可以避免人員因為工作交接上的失誤所造成的損失。如果能夠讓新進員工減少記憶的事項,讓學習曲線縮短,卻又能夠把工作做得很好,這種物料編碼原則將會是一個比較好又合理的管理制度。

    3、擴充性(成長性):

    一個企業的規模是可以不斷成長擴大的,不僅是在人數上的成長擴大,廠別會擴大增加,營業所或辦室處會擴大增加,子公司也會擴大增加,產品類別會擴大增加,事業處別會擴大增加,公司跨越國家的投資也會擴大增加,當一個制造產業的物料編碼規劃人員,就必須要為公司長遠的擴大發展做思考,如何在企業發展到像飛利浦或奇異(GE)的規模的時候,您的物料編碼原則仍然是一個有效的編碼制度。

    4、明確性:

    物料編碼原則必須訂定得非常嚴謹,避免不明確的編碼規則,例如有許多公司在編碼規則里訂定一個:“其它類”,這種不明確的編碼原則會制造許多日后工作上的困擾。又如:“包裝類”,這也是一種模糊不明確的編碼規則,到底是紙箱、隔板、保麗龍、塑料袋、卷標、說明書、保證書、內標、產地標、棧板、木箱……等,應該一項一項明確區分訂義出編碼原則。畢竟紙箱和卷標一定有不同的編碼規則,不應該合并在同一種大分類里。

    5、可分析性:

    物料編碼不僅僅是在每個部門的日常工作上會使用到,還必須要在高階主管和中階主管的經分析管理體系中應用到。包括:BY 產品類別、BY機種(機型或Model No)、BY用途別、BY物料類別、BY產地別、BY產品家族……等。如何規劃料號編碼規則,以及相關物料基本資料的數據結構, 確實是一門非常重要的學問。

    三、物料的定義和包含的范圍

    所謂物料,包括了:原材料、間接物料、制成品、半成品、商品、維修零組件……等用于直接投入產品生產制造,或間接輔助生產制造,或是用于營業部門銷售的產品,或是用于廠內機器維修用途……等物料。除了上述物料項目之外,一個產業所會使用到的:圖號、固定資產、模具、工具、治具、夾具、網版……等等,也都會牽涉到編碼的問題,其編碼的規劃原則都是相同或類似的,我們在此先對于所有公司生產營運上使用到之物料的定義加以說明如下:

    1、原材料:是指從供料廠商購買取得之貨品,而且必須是要投入車間(生產線)加工制造之后,才能產生另外一種產出品,再可以進行出售的原始貨品。例如:紡織業使用的紗,注塑成型業使用的ABS塑料,電子業使用的IC半導體,化工業使用的硝酸……等。

    2、間接物料:是指從供料廠商購買取得之貨品,但是間接用于生產制造之用途,或是因為其成本價格太小,在制造成本中根本無法/也不需要表達的貨品。例如:手套、打包袋、去漬油、潤滑機油……等。

    3、制成品:經由公司廠內自制,或經由委外加工完成之最終產品,可供銷貨之完成品。

    4、半成品:經由公司廠內自制,或經由委外加工生產之未完成貨品,可以再經由生產領用,或外包領用的作業,繼續進行生產加工之貨品。

    5、商 品:直接向供貨廠商訂購,不需要經過生產加工過程,即可直接銷售之貨品。

    6、受托加工品:客戶因為委托加工而提供進廠的物料,因為該類物料并非公司采購之原材料,必須另行編碼控管。

    7、維修零組件:用于保養或維修機器設備,廠房設施而使用之零組件,或備品,而非用于直接生產的物料項目。

    8、固定資產類物料:在請購/采購/驗收過程中,尚未編訂固定資產編號之前,固定資產類的物料是否有需要編碼 ? 又該如何編碼 ?

    9、費用類物料:日常在公司或工廠內部會使用,或消耗掉的物料,屬于費用類的項目,是否有需要編碼 ? 又該如何編碼 ?

 四、 編碼長度之規劃和迷失陷阱

    1、 編碼長度是否具備高度的工作效率:

    對于一個已經實施全面信息化的企業而言,物料編碼在產業中的使用,幾乎遍及公司98%的部門,研發、制工、營業、采購、生管、物控、倉管、品管、制造、委外加工、財務、會計、制造成本、儲運……等部門,都和物料編碼有著密切的關系。如果物料編碼的碼數越長,就表示公司每個同仁的工作效率將會越差,每個人的工作產值也必然越少。但是,如果編碼長度太短,卻又無法充份表達物料的特性,而可能容易造成工作失誤,或造成新進同仁的學習曲線太長,增加公司營運成本。因此,如何適當的規劃各種物料的編碼長度,就是一門考驗承辦人智能的重大工作。最理想的編碼長度約為12至15碼。

    2、不同大分類的物料,不必強制規定相同長度的編碼,或使用相同規則:

    不同類別的物料,沒有必要強制規定使用相同長度的編碼,也沒有必要使用同一種編碼規則。例如:PCB印刷電路板和Resistor電阻,這兩種不同類別的物料是否一定要使用相同長度的編碼? 或使用相同的規則來編碼 ? 答案是否定的,其原因說明如下:

    a、兩種不同類的物料,就具備不同的物料特性,必須使用不同的方式來加以描述,包括編碼的段數都可以不同,更不需要局限于編碼長度。

    b、一個企業是不斷成長或不斷改變經營型態的有機體,一個目前正在生產電話機的企業,半年后可以增加生產冷氣機,或LCD液晶顯示器。原來強制規定物料編碼為12碼的長度,可能對冷氣機是無法滿足的編碼規則,一旦冷氣機的物料使用15碼的長度來編碼之時,電話機的編碼長度是否也要讓它改為15碼的長度呢?原來公司只有一個深圳廠,后來公司不斷發展到東莞有一個廠,蘇州有一個廠,馬來西亞有一個工廠,日本有兩個廠,墨西哥一個廠,而且公司已經有計算機事業處、電器事業處、通訊事業處、化工事業處、紡織事業處、機械事業處……等,不同事業處的物料需要使用相同長度的編碼規則嗎?