在企業ERP的實施過程中，最困難的就是數據準備，數據準備成功與否，是ERP實施能否成功的關鍵因素。“三分技術、七分管理、十二分數據”，充分表達了數據在ERP系統實施中的重要地位。
    中石化股份有限公司巴陵分公司從2005年3月份開始啟動ERP項目，到2005年10月1日正式上線，上線兩年半后，由于機構融合，于2008年1月1日又進行了第二次重新上線，本人做為財務組的組長及管理會計模塊的關鍵用戶，全程參與了ERP系統的兩次建設，并且負責協調各個模塊的數據準備，現針對ERP系統中的數據準備和維護談一談粗淺認識。
    一、數據在ERP系統中的重要性任何企業ERP項目的運行，都是架構在數據的堅實基礎上。有了數據，ERP系統才能夠將信息傳播到整個企業，在企業層次上去優化各種業務工作，提高管理水平。然而，企業在實際應用中這些數據的準確性、完整性、及時性普遍都較差。一方面是由于很多企業在開始上ERP項目之前管理比較粗放，其中大多數企業都使用手工方式進行管理。而手工方式下的數據分散、口徑不一致、冗余、不規范，很多是以部門為單位進行管理的；另一方面，很多企業對數據的準確性、完整性、及時性與提高ERP應用成功率和企業管理水平的關系缺乏足夠的認識。為此，在ERP系統上線前后我們要投入大量的人力和制度去控制數據準備和維護的每一個過程，保證數據的準確性、完整性、及時性。
    二、我們要如何保證數據質量
    在企業上ERP系統的過程中，根據實施范圍和實施階段不同，需要準備各種不同的基礎數據。數據準備和維護貫穿了ERP項目實施的全過程。保證數據的準確性、完整性、及時性對企業能否成功實施ERP系統起著至關重要的作用。因為錯誤的數據沒有任何現實的意義，進去的是垃圾，出來的也是垃圾。保證數據質量是時時刻刻要做的事情。可以說數據質量就是數據的生命。具體我們需要做到以下幾點：
    1、ERP項目需要企業高層領導的支持。ERP項目必須是“一把手”工程。因為ERP項目是一個提升管理的系統，實施起來涉及到企業管理的理念、模式、業務流程等很多方面的變革，需要企業上下齊心協力。特別是在做數據收集時更需要企業內各部門的支持配合，有時還涉及到有些部門內部不愿意公開的業務數據。這時就需要企業高層領導的決策支持。
    2、成立專門的數據準備小組。企業應該設置—個專門的數據組(一般由企業IT部門人員和業務部門人員組成)來負責數據的收集、整理和維護工作。通過將數據和業務流程緊密結合起來，明確數據的來源部門和相關各部門的維護職責，加強各部門之間的業務協調。這樣才能最大限度地降低數據準備過程中自失誤和錯誤，為未來ERP系統的數據進行準確、快速的維護提供重要的保障。
    3、高度重視數據的準確性、完整性和及時性，建立規范數據維護的流程和制度。建立明確的流程和責任制度，不管是對基礎數據的維護(包括對物料、供應商、客戶的編碼增改等)，還是對業務數據的更新(如訂單的業務數據錄入，庫存的變更等)都應遵循這些流程和制度，以減少數據維護中的風險，保障數據的準確性、完整性和及時性。
    4、分階段，分重點的做好每一個實施過程的數據準備工作。在上線前做數據收集整理時，特別要注重基礎數據的準確性、完整性，制定一系列科學規范的編碼規則來規范這些數據。在上線時，要盡量減少期初數據量，對期初數據要力保準確及時。加快時間對賬，因為越晚對賬數據的差異越大，越難對得上。在上線后，要從管理上嚴格要求業務處理與數據錄入同步進行，不能積壓單據一次性補錄。
    做好以上幾點，可以控制住數據質量。ERP系統只有在得到迅速準確的輸入數據的前提下，才能真正為企業服務。
    三、上線前的數據準備
    實施ERP并保證實施后的業務能得到準確反映必須做好各類數據準備，而信息的流動來源于數據的集中和統一管理。沒有準確的數據，就得不到有價值的信息。因此前期的數據準備是保證系統正確運行的關鍵。
    我們可以簡單地將ERP實施所要準備的數據分為兩大類：即靜態數據和動態數據，也可稱為基礎數據和業務數據。
    靜態數據是指開展業務活動所需要的基礎數據，其特點是它在整個ERP實施過程中基本保持不變，并且是動態數據的基礎，公司所有業務通過調用靜態數據來保持同一數據在整個系統中的唯一性。例如：物料信息、客戶供應商信息等等。
    動態數據是指每筆業務發生時生成的業務單據，例如銷售訂單、采購訂單等。動態數據按時點來分，可分為期初數據和日常數據。其中上線時點的期初數據對ERP上線前的數據準備尤為重要，它代表系統在期初上線這樣的時間點上。公司動態數據的當前狀態。期初數據既包括上線時點所有物料庫存的數量、金額，也包括那些未完成的業務單據，如未交貨的銷售訂單、未入庫的轉儲單、未開票的采購訂單等。
    但是不論是靜態數據還是動態數據，在ERP系統中都必須是唯一的。為了保證數據的唯一性，我們就要給這些數據進行編碼。所以，在進行兩大類數據準備之前，另一項更基礎的工作必須先完成，那就是制定編碼規則。
    四、上線后的數據維護
    作為—個完整的系統，上線還只是ERP應用的開始。相比前期的痛苦，上線后保持數據的“純潔”更顯得重要。數據的維護仍是數據維護人員的一項長期而且艱巨的工作。內容主要包括：
    1、成立專門的編碼維護部門，根據編碼規則添加新的編碼。由于公司所有業務都是通過調用基礎數據來保持同一數據在整個系統中的唯一性，要保持基礎數據在系統中的唯一性，我們需要成立一個編碼維護部門，統一來添加新的編碼，防止編碼重復引起信息的錯誤。
    2、指定相應的數據維護人員。上線后，一方面為了適應系統內的數據流轉，部分業務流程和操作規程需要調整。數據維護人員要與各數據的源頭部門的進行協調；另一方面，系統為了適應企業的實際業務流程和管理需求，需要增加新的數據項或者更改原數據定義等。不僅如此，數據維護人員還要及時處理系統中的異常數據，清理垃圾數據和已經失效的數據，以保證系統數據準確性、完整性和及時性。
    3、定期備份ERP系統數據庫。針對ERP系統前臺操作人員非正常操作和系統管理員錯誤操縱后臺數據系統，以及跨平臺轉換，硬件系統升級等實際問題，需要對ERP系統數據庫進行備份。在出現數據災難時可以恢復到最近一個數據點，最大限度地減少損失，確保系統平穩安全運行。
    4、需要建立一系列相關的規章制度來保證ERP工作的順利進行。ERP系統上線以后，要使ERP系統真正發揮出其應有的功效和價值，使ERP能夠長久有效的為企業的各項工作服務，需要建立一系列相關的規章制度來保證ERP工作的順利進行。具體包括：機房安全管理制度；數據維護制度；權限管理制度；應用服務器管理制度；數據訪問制度。